Indien men soort gevonden heeft die geen nummer lijkt te hebben en daarom niet kan worden ingevoerd in Spot of op Telmee, gaat het mogelijk om een nieuwe soort.
Het volgende protocol dient dan in acht te worden genomen:

1. Nieuwe soorten (soorten zonder nummer) kunnen en mogen niet worden opgenomen in gewone lijsten op waarnemingsformulieren of in een Spot-bestand!

2. U kunt zelf controleren of uw nieuwe soort wellicht bekend is onder een synoniem.
Veel namen zijn in de loop van de jaren veranderd, ook veel namen in het 'Overzicht van de Paddenstoelen in Nederland' (1995) zijn veranderd! Men dient dus oude lijsten (zoals het 'Overzicht' en hoofdtuk 16 uit het 'Overzicht') te vergelijken met nieuwe om erachter te komen of de vermeende nieuwe soort niet toch een nummer heeft. Synoniemen kunnen worden gevonden via MycoBank.

3. Het is ook mogelijk dat u niet de eerste bent die deze nieuwe soort hebt gevonden.
Daarom is het tevens belangrijk de online nieuwesoortelijst te checken. Indien uw soort hier al staat vermeld, stuurt u de waarneming in op een speciaal formulier 6 aan de centrale coördinator (adres op het formulier).

4. De soort heeft geen gangbare synoniemen en staan niet in de nieuwesoortenlijst.
In dit geval zal een 'nieuwesoortenformulier' zo volledig mogelijk moeten worden ingevuld. Het is verstandig een nieuwesoortenformulier samen met de districtscoördinator in te vullen. Uitleg over de verschillende afkortingen en codes kan worden gevonden in de Karteerdershandleiding (online).

5. Het nieuwesoortenformulier wordt naar de centrale coördinator gestuurd of gemaild.
(de adres- / E-mailgegevens staan op het formulier)
Vanwege de uitgebreide verwerkingsprocedure die nodig is naar aanleiding van nieuwe soorten, zal het langere tijd duren voordat een nieuwe soort in de standaardlijst of in Spot is opgenomen. Tussentijds kan men nieuwe soorten die in behandeling zijn, terugvinden in de online nieuwesoortelijst.

6. Nieuwe soorten kunnen alleen worden geaccepteerd als er bewijsmateriaal is bewaard.
Zorg ervoor dat het (gedroogde) materiaal op de juiste wijze in een herbarium worden opgenomen. Specialisten zullen het voor nadere determinatie opvragen. Bekijk voor een juiste manier van bewaren het hoofdstuk hierover in de Karteerdershandleiding: Determineren, beschrijven collectie, aanleggen herbarium.